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Conseils d’experts pour séminaires et événements inspirés… en Suisse !

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27 déc. 2017

PépitesMiceHivernales#3 : Quand Babcock Wanson organise un séminaire dans une destination neige

Le séminaire commercial annuel de Babcock Wanson se tient alternativement à la neige et au soleil. 2017 était l’année de l’or blanc, de la Suisse et plus particulièrement de Villars-sur-Ollon. Samia Darcy, assistante du DG nous en décrit sa préparation et son déroulement.

Racontez-nous le contexte de ce séminaire…

Babcock Wanson est une entreprise spécialisée dans les produits et services pour les chaufferies industrielles. Depuis 9 ans, je m’occupe de l’organisation du séminaire commercial qui regroupe les managers de l’entreprise, les directeurs de région et de secteur, les technico-commerciaux, les commerciaux ainsi que les chargés d’affaires. Au total, l’événement du début d’année, qui s’est déroulé du 1er au 3 février 2017, réunissait 65 personnes. Tous les ans, je recherche une destination sympa qui puisse convenir à tout le monde. Longtemps, nous sommes allés dans l’Oise, du côté de Chantilly, mais depuis 3 ans, nous alternons le soleil et la neige, avec Baqueira-Beret dans les Pyrénées espagnoles en 2015 et Marrakech en 2016. 

Pour l’édition 2017, de nouveau la neige, mais en Suisse, cette fois…

Exactement. Dès septembre de l’année dernière, je me suis mise à chercher une destination de neige. Je suis allée sur le salon Réunir et j’ai consulté le Suisse Convention Bureau. Et nous avons trouvé une solution à Villars-sur-Ollon dans les Alpes vaudoises, alors que Gstaad, notre première idée, n’était pas disponible aux dates choisies. Malgré la déception de la direction, nous avons suivi la recommandation que nous avait faite Suisse Convention Bureau.

Pouvez-vous nous donner les étapes de votre programme ?

Le premier jour en fin de matinée, tout le monde s’est donné rendez-vous à l’Eurotel Victoria à Villars-sur-Ollon. Les participants venant tous de France, la première moitié de la journée a servi aux déplacements. Malgré la fatigue des transports, l’après-midi a été consacrée au travail, dans une salle de réunion de l’hôtel. Après un dîner également à l’hôtel, les plus courageux sont sortis en ville. Mais dès le lendemain à 8 heures, reprise du travail ! Il a fallu attendre l’après-midi pour la partie ludique. 

Quel a été le contenu de cette demi-journée consacrée aux activités ?

L’agence Villars Experience nous a proposé les Olympiades des neiges, avec des activités comme le curling humain, la chenille, le funrider, le broomball et la sculpture sur neige. L’animation a été un bon moment pour tous les participants, divisés en 6 équipes pour l’occasion. Tout le monde a joué le jeu, même si l’encadrement aurait pu être un peu plus professionnel. Le soir, l’agence nous a réservé un très sympathique diner typique du pays, avec la traditionnelle fondue. Nous avons pris le train à crémaillère, privatisé pour l’occasion avec apéritif servi à bord, pour nous rendre au restaurant du Club House du golf de Villars. Après un retour nocturne également effectué en train, beaucoup sont partis s’amuser en ville. Malgré ces temps plus festifs, tout le monde était opérationnel pour la dernière demi-journée de travail le lendemain.

Comment jugez-vous l’accompagnement dont vous avez bénéficié ?

J’ai beaucoup apprécié l’accueil et l’hospitalité des professionnels suisses. Nous avons toujours été bien entourés, depuis le Suisse Convention Bureau jusqu’aux établissements. À l’hôtel par exemple, nos exigences ont toujours été satisfaites. Je précise que l’Eurotel Victoria à Villars-sur-Ollon est un hôtel sympathique et bien adapté pour la réalisation d’un séminaire. La salle de réunion est vraiment agréable, spacieuse et à la lumière du jour. Je remercie aussi Villars Expérience pour tout le support qu’ils nous ont apporté dans le déroulement de notre manifestation, organisation des trajets, activités et dîner.

Le séminaire commercial est un temps essentiel pour l’équipe, pendant lequel sont présentés les plans d’action de l’année. Donc je me donne à fond dans la préparation et je fais tout pour créer une ambiance à la fois studieuse, dynamique et joviale. Les prestations ont été à la hauteur de nos demandes et tout ce que j’avais prévu a été réalisé. Les avis recueillis auprès des participants ont été positifs. Mon objectif est de faire encore mieux l’année prochaine. Certains me suggèrent le soleil, mais rien n’est encore décidé… 


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