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Conseils d’experts pour séminaires et événements inspirés… en Suisse !

19 août 2017

Inspirations estivales #14 : la Suisse événementielle vue par Dr Luc Beco, coordinateur du congrès ESVD-ECVD

Du 7 au 9 septembre prochain, Lausanne accueillera le 27e congrès annuel de « the European Society and College of Veterinary Dermatology ». Luc Beco, vétérinaire spécialiste et coordinateur de l’événement qui accueillera 800 vétérinaires du monde entier, raconte les raisons pour lesquelles il a choisi la Suisse.

Vous êtes vétérinaire dermatologue. Mais quel est donc votre rôle dans l’organisation de ce congrès ?

Je coordonne chaque année, entre autres, l’organisation du congrès européen dédié à la dermatologie vétérinaire. Il est organisé par l’ESVD (European Society of Veterinary Dermatology, ouvert à tous les vétérinaires) et le programme scientifique est géré par l’ECVD (European College of Veterinary Dermatology), qui regroupe la centaine de spécialistes européens de la discipline. Je suis en charge de trouver la ville de destination et les sites pour le congrès, et le programme social. J’ai également dans mes attributions la négociation avec les sponsors. Mes collègues m’ont confié ces missions car ils pensent que le Belge que je suis possède, comme ses concitoyens, le sens du compromis… 

Comment choisissez-vous le lieu ?

D’abord, nous souhaitons bouger tous les ans. Le pays est choisi en fonction de trois critères : l’évolution de son membership, la nécessité d’y faire progresser la connaissance et l’état de son marché économique. Une bonne destination doit aussi être facile d’accès pour les participants qui viennent de 50 pays et de tous les continents, et pour les entreprises qui nous soutiennent. La précédente édition s’est tenue à Cracovie, au nouveau centre des congrès et des conférences (ICE) et, pour la soirée, dans les mines de sel de Wieliczska, classées à l’Unesco. Nous ne cherchons pas forcément les pays « faciles ». Tout est question d’équilibre. 

Pourquoi avoir intégré la Suisse dans vos destinations potentielles ?

À première vue, la Suisse, c’est un peu « l’inaccessible étoile » pour paraphraser La quête, une chanson de Jacques Brel. C’est un charmant pays, mais inabordable financièrement. Il y avait beaucoup d’opposition en interne. Lors d’une visite sur le salon EIBTM à Barcelone, je me suis quand même présenté sur le stand de la Suisse et je suis tombé, il faut le dire, sur des personnes exceptionnelles, dynamiques et d’une remarquable gentillesse. Je leur ai fait part de toutes mes contraintes, elles ont analysé mes besoins et nous ont alors proposé quatre destinations : Davos, charmante destination que nous avons écartée en raison de son accès un peu compliqué, Genève, une grande ville qui manque à notre goût d’un peu de chaleur, Montreux, que nous avons trouvée magnifique et Lausanne.

EPFL Quartier Nord, SwissTech Convention Center, Ecublens, Suisse 

Et vous avez opté pour Lausanne. Pour quelles raisons ?

Nous avons choisi Lausanne pour plusieurs raisons. D’abord, pour son SwissTech Convention Center. J’en ai visité des palais des congrès, mais je dois avouer que celui-ci est magnifique et sans doute, le plus « technologique ». Tout a été également conçu dans un esprit « green ». L’équipe en charge est sympathique et dynamique. Ensuite, il y a le lac et les montagnes, ça n’a pas de prix. Nous avons aussi opté pour cette destination grâce à la proximité avec le vignoble du Lavaux, pour notre soirée de gala. Enfin, nous avons trouvé que le Musée Olympique et sa superbe vue sur le lac, étaient l’endroit idéal pour notre « welcome ceremony ». Quoi de mieux que l’esprit olympique pour accueillir le monde ?

Compte tenu de vos réticences initiales, qu’est-ce qui vous a finalement convaincu ? 

J’ai rencontré le Convention Bureau de Lausanne et nous avons discuté. Nous avons trouvé un partenariat gagnant-gagnant. De leur côté, grâce au soutien de la ville, du canton et de l’EPFL, ils nous ont permis de venir en Suisse et de bien promotionner cette belle région. Ils ont compris que 1100 personnes (avec les conjoints) venant du monde entier pendant 5 jours (congrès et post-congrès), c’était une occasion de les transformer en futurs ambassadeurs dans leur pays d’origine. Le Suisse Convention Bureau situé à Bruxelles a joué un rôle très important. C’est un vrai point fort dans la coordination de la préparation de l’événement, même si nous travaillons avec Pauwels Congress Organisers, notre PCO.

Que préparez-vous à vos participants pour la soirée de gala ?

Nous allons « privatiser » une partie du village de Grandvaux situé près de Lausanne, dans les coteaux du Lavaux. Je crois que ça ne s’est jamais fait. Pour tout vous dire, j’ai découvert cet endroit lors d’une balade à vélo… Nous avons réservé le restaurant, la salle et le musée du village et si on associe cela à deux ou trois visites de caves du coin, on obtient un circuit, une balade inoubliable autour de la Suisse, de sa culture et de sa gastronomie. Notre objectif à chaque édition est que les participants tombent amoureux de la région et conserve en souvenir une image extraordinaire. Ça sera le cas ...

Lavaux - vignoble en terrasse


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