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Conseils d’experts pour séminaires et événements inspirés… en Suisse !

26 nov. 2017

Les conditions de la réussite d’un congrès, selon le Dr Luc Beco

Luc Beco, vétérinaire spécialiste et coordinateur du congrès ESVD-ECVD qui s’est déroulé à Lausanne en septembre dernier, revient sur son organisation, les choix effectués, les risques pris et l’indéfectible soutien des acteurs locaux.

D’emblée, Luc Beco, évoque le succès de cette 27e édition, organisée à Lausanne par l’ESVD (European Society of Veterinary Dermatology) et l’ECVD (European College of Veterinary Dermatology, en charge du contenu scientifique. Il avait déjà raconté les raisons de la venue du congrès dans la ville et expliqué le partenariat qu’il avait construit avec la destination. Place donc au bilan, quelques semaines après l’événement, qui s’est déroulé du 7 au 9 septembre dernier.
« Le succès repose d’abord sur le choix de la destination, le site dédié aux conférences,  les possibilités offertes par la destination pour l’organisation d’évènements annexes, ainsi que sur la richesse des programmes scientifique et social » explique Luc Beco, qui n’oublie pas non plus de souligner le bon niveau du nombre de participants (800, venus de 50 pays et des 5 continents) et le soutien actif de plusieurs sponsors, qui font de cette édition un excellent cru.

Plénière au SwissTech Convention Center à Lausanne

« Nous nous attachons aux détails… »

Initialement séduit par le SwissTech Convention Center lors de son repérage, Luc Beco attendait une confirmation de ses excellentes premières impressions : « Le lieu est encore jeune et nous sommes une structure expérimentée,  imposante et exigeante. Nous nous attachons aux détails. Et nous sommes vraiment tombés sur une équipe à l’écoute. Chacune de nos attentes a trouvé une solution ». La signalisation, par exemple, a été améliorée juste avant le début du congrès.

 « Lors d’un meeting IBTM j’ai eu l’opportunité de rencontrer le responsable d’une firme installée à Lausanne : Poken. Poken est un outil digital de mise en relation de stockage d’informations (posters, informations commerciales chez nos exposants, proceedings mais également un outils permettant des statistiques utiles aux organisateurs ainsi qu’une app) poursuit le coordinateur. C’était la première fois que ce type de technologie apparaissait pendant un congrès du milieu vétérinaire. Ce fut une vraie réussite et nous allons sans aucun doute les utiliser à l’avenir ».

« Quand on va en Suisse, on est suisse… »

Les temps de convivialité étaient également très attendus. « Le Musée Olympique a été, comme nous le pensions, parfait pour notre Welcome Ceremony. Quelle que soit sa nationalité, chacun pouvait y voir et partager l’histoire d’un sportif de sa région. On serait bien resté plus longtemps.  » raconte Luc Beco, qui a opté, pour l’accueil, pour des animations locales, comme le lancer de drapeau ou le cor des Alpes. « Quand on va en Suisse, on est suisse… » se justifie-t-il. Pour la soirée de gala, ce sont le village de Grandvaux et les typiques coteaux du Lavaux qui avaient été choisis. Avec le risque d’un format inédit. « C’était une organisation complexe, explique Luc Beco. Il nous fallait transférer et répartir les 450 inscrits dans plusieurs sites : le restaurant Tout Un Monde, la grande salle du village, le Musée Butin-de-Loës et les caves des vignerons locaux. cette grande première fut fabuleuse » se réjouit-il. Il met également en avant la formidable ambiance, les dégustations, la soirée dansante, les sonneurs de cloches, les chanteurs de yodel… « A ma connaissance, jamais ce type de soirée n’avait été organisée à Grandvaux. Ce fut une grande première et une très belle réussite, grâce à la mobilisation de tous les acteurs locaux, que je remercie vivement. »

Accueil avec cors des Alpes au Musée Olympique

« Au final, un sans faute… »

Chez Luc Beco, au moment de résumer cette 27e édition, et avant de se consacrer à l’organisation de la 28e qui aura lieu à Dubrovnik (Croatie), c’est la satisfaction du travail bien fait qui domine. « Ce n’était pas évident au départ, vu nos contraintes budgétaires. Mais quand tout le monde va dans la même direction, ça fait au final, un sans faute et un succès ».

Soirée de gala inédite à Grandvaux, dans les vignobles de Lavaux (Unesco)


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