Nathalie Martin est responsable de la communication événementielle de Swiss Life France. Depuis plus de 10 ans, elle organise le Congrès de l’Inspection. Elle nous raconte l’édition 2017 qui s’est déroulée à Montreux. 

Parlez-nous du Congrès de l’Inspection…

Le Congrès de l’Inspection rassemble tous les deux ans environ 200 inspecteurs de Swiss Life France. Ce sont des managers commerciaux en charge d’animer une région commerciale composée d’agents généraux, de conseillers commerciaux, de courtiers... Viennent s’ajouter à ce rendez-vous des cadres ainsi que les dirigeants de l’entreprise. Au total, ce sont donc 300 collaborateurs que nous réunissons lors de cet événement. L’objectif est de faire le bilan des deux exercices précédents et de délivrer une feuille de route pour les années à venir. La dernière édition s’est tenue à Montreux du 1^er au 3 février 2017.

Que recherchez-vous avant tout ?

Je recherche prioritairement une unité de lieu, avec 300 chambres individuelles réparties dans deux ou trois hôtels maximum de même catégorie, ainsi qu’un auditorium pour la partie convention. Cet événement, très riche en interventions, se compose principalement de trois grosses demi-journées de travail. D’où la nécessité de choisir un espace de réunion confortable. J’organise le congrès depuis plus de 10 ans et, après Barcelone, Biarritz, Deauville, Cannes ou encore Méribel, les principaux sites capables de nous accueillir dans les conditions que nous recherchons ont été exploités. De plus, j’essaie de trouver une nouvelle destination à chaque fois.

Qu’est-ce qui a déclenché votre idée de monter l’événement en Suisse ?

Plus d’une année en amont, en allant sur un séminaire à Verbier, alors que je longeais le lac en train, je me suis dit qu’un jour, j’aimerais organiser quelque chose dans la région. J’ai profité d’un arrêt à Montreux pour rencontrer l’office de tourisme Montreux-Vevey Tourisme. J’estime avoir été très bien conseillée. Montreux a été une très belle révélation, pleine de charme. Quelle que soit la saison, printemps, automne, hiver, il y fait bon flâner.

2m2c, Montreux Riviera 

Où vous êtes-vous réunis ?

Le Centre de Congrès et de Musique de Montreux (2m2c) a accueilli la partie convention. L’auditorium Stravinski étant bien trop grand pour nous, nous avons occupé la halle Miles Davis. J’ai dû faire une entorse à notre habitude de nous réunir dans un auditorium… L’endroit, à plat, est très spacieux. Je n’ai pas immédiatement imaginé la convention quand je l’ai visitée à vide la première fois, mais la salle s’est avérée très agréable à travailler. En revanche, pour qu’elle soit chaleureuse, un vrai budget est nécessaire pour la décoration, les lumières et les plantes. Comme elle accueille traditionnellement des concerts, l’acoustique était parfaite. Toutes les pauses et le buffet du dernier jour ont été réalisés par Montreux Catering. 

Vous n’étiez pas trop déçue d’avoir dérogé à votre règle…

Non, absolument pas. Nos 300 participants se sont sentis très à l’aise avec l’installation en style école. Sauf certains speakers qui ont été impressionnés par l’immense scène ! Et puis, la vue ensoleillée sur le lac et les montagnes enneigées, dès qu’on sortait pendant les pauses, était plus qu’agréable… Je n’ai pas regretté ce choix. Quand on connaît bien le public auquel on s’adresse et qu’on invite, il est plus facile de faire les bons choix. Il est impératif de voir les espaces préalablement. Les visuels sur un site Internet ne suffisent pas. Il faut aller sur place pour bien se rendre compte, visiter les hôtels, tester les traiteurs, voir la salle de conférence... Plusieurs déplacements sont parfois nécessaires en fonction de la taille du groupe. Cela nous permet de bien connaître les prestataires et facilite grandement les échanges ensuite.

 Vue depuis le centre de congrès 2m2c

Aviez-vous prévu un temps de cohésion de groupe ?

Oui, nous avions une après-midi de team building. Nous sommes montés aux Diablerets pour une Olympiade des neiges. L’agence Amirantes a réalisé le projet d’animation sur un champ de neige pour 300 personnes autour de six activités différentes (curling humain, chenille sur ski géant, hockey sur neige, funrider, bowling alpin…), en s’appuyant sur Villars Expérience, une structure locale. L’après-midi a été très ensoleillée, malheureusement la pluie de la veille nous a empêchés de faire la grande descente en luge, très appréciée dans la région. Autre regret, nous n’avons pas pu prendre le train à crémaillère qui relie Aigle aux Diablerets, parce qu’il ne pouvait pas transporter notre groupe de 300 personnes en une seule fois.

 Curling humain

Quel type d’hébergement avez-vous privilégié ?

Nous avons réparti la moitié du groupe au Grand Hôtel Suisse Majestic et l’autre au Fairmont Montreux Palace. L’hôtel Suisse Majestic avec toutes ses chambres récemment rénovées a unanimement plu à tous nos collègues. Le personnel de service était vraiment aux petits soins pour nous. Les invités ayant séjourné au Montreux Palace se souviendront également longtemps de la qualité des infrastructures. Nous avons organisé un dîner le premier soir à l’hôtel Majestic, tandis que le Casino Barrière a accueilli notre seconde soirée.

L’Office de Tourisme de Montreux a joué un rôle important dans l’organisation…

Oui, il a été un relais essentiel. Je suis venue deux fois sur place. J’avais une interlocutrice dédiée pour mon événement qui a organisé toutes les visites, les tests traiteurs et tous les rendez-vous nécessaires, en optimisant mon temps. Ils ont été d’excellents conseils en amont et se sont démenés pour proposer la meilleure solution tout en respectant le budget. J’ai vraiment apprécié cet accompagnement. Sinon, tous les interlocuteurs sont ponctuels, on ne court pas après les contrats, tout est clair... C’est très agréable ! Chacun connaît bien sa partie et il a été très simple de coordonner les intervenants. En plus, il n’y avait pas le problème de la langue. Conclusion : aucune mauvaise surprise, tout a été facile et fluide.