L'enquête dans sa globalité et le livre blanc peuvent être téléchargés en bas de page.

La 15^e et dernière question de l’enquête Suisse Convention Bureau/Arthémuse invitait les organisateurs de séminaires de comité de direction a s’exprimer sur ce qui fait vraiment la spécificité des séminaires de direction.

L'importance de la destination et du lieu

Beaucoup ont voulu accentuer l’importance de la destination et du lieu. « L’environnement doit absolument être propice aux échanges et le cadre sympathique » raconte une assistante de direction d’un groupe spécialisé dans l’ingénierie des transports (1200 collaborateurs). Une assistante marketing d’un groupe leader dans l’imagerie, en particulier médical, explique que « le lieu doit être bien placé, en centre-ville de la ville sélectionnée, à moins de 5 minutes à pieds des commerces, restaurants, bars... ». Une responsable communication d’un groupe bancaire cherche, quant à elle, à ne prendre aucun risque : « Je ne propose que des destinations que je connais pour éviter les mauvaises surprises. Tout absolument tout doit être sous contrôle, parfait et exceptionnel ».

Boardroom, Hôtel Royal Savoy 5* Lausanne

En somme, la destination n’est jamais choisie au hasard. Dans les précédents entretiens qu’ils ont accordés au Suisse Convention Bureau, Benoît Lanciot, responsable des relations publiques et des événements de SNCF et Jocelyne Tamssom, directrice de la communication d’AXA Real Estate, expliquaient qu’ils ont opté pour une destination en lien avec le business de l’entreprise.

Des prestataires à l’écoute et réactifs

Sur place, les organisateurs s’appuient sur des prestataires professionnels, capables de les aider à prendre en compte tous les détails. « Nous recherchons des partenaires fiables ayant un très bon rapport qualité/prix et à l'écoute de nos besoins, avec un temps de réactivité rapide » décrit une assistante de direction d’une importante entreprise spécialisée dans le traitement de l’eau. « L’accompagnement prime sur le prix » avoue même un responsable communication d’une entreprise publique. Répondre vite aux sollicitations est un impératif que confirme une responsable de communication d’un groupe leader mondial de logistique : « La réactivité du personnel sur place est un élément fort de notre choix. Les prestations doivent être fluides ». La finalité ? Que les participants ne perdent pas leur temps, comme le souligne l’assistante de la présidence et de la direction générale d’un groupe alimentaire : « Tout doit être facile pour les participants : où je me rends, comment je me connecte, où sont les salles de restaurant, les pauses, les toilettes, la réunion… Tous les besoins doivent être anticipés. Certains lieux le font très bien, tout est fluide. D'autres semblent agacés par les demandes et c'est inacceptable. La capacité d'anticipation, d'organisation et la réactivité du lieu fait la réussite de l'événement ».

Des activités en lien avec l’écosystème de l’entreprise

En ce qui concerne les activités, l’enquête démontre que les séminaires de ce type intègrent souvent des temps de loisirs. « Nous prévoyons une bonne demi-journée d'activités annexes : culture, gastronomie, découverte des spécificités locales… » reconnaît une responsable événementielle d’un industriel de l’aéronautique.

Dégustation de vin dans le vignoble Lavaux - patrimoine mondial de l'Unesco

Pour d’autres, les réjouissances prennent la forme de la visite d’un partenaire, d’une filiale, d’une usine, d’un écosystème en lien avec le métier ou le marché de l’entreprise. C’est ainsi que ce sont développés les « learning trips » ces voyages d’études qui permettent aux comités de direction des entreprises de se plonger dans des thématiques comme l’innovation.

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