Quel type d’événement organisez-vous pour ce client ?

Il s’agit d’’une réunion interne très importante, qui regroupe le top management et se déroule sur 4 jours et 3 nuits en octobre. Elle a lieu tous les deux ans et regroupe environ 500 personnes venant de plus de 20 pays. C’est surtout un temps de travail intense autour de la stratégie de l’entreprise pour les deux ans à venir. L’agence accompagne la société sur cette convention depuis 20 ans. Nous en sommes donc à notre dixième réalisation. Cette longue relation nous permet de bien nous connaître.

Comment sélectionnez-vous les destinations ?

Depuis le début, nous privilégions les villes susceptibles d’avoir de gros porteurs qui permettent de loger tout le monde sur un seul et même site. Nous avons, je pense, épuisé les grandes cités européennes qui possèdent ce type d’équipements. Cette convention se déroule traditionnellement en Europe, même si nous avons déjà été aux États-Unis et au Canada. Quand la Suisse a été envisagée, nous avons fait évoluer le cahier des charges en cherchant une ville capable de réunir les 500 personnes dans 2 voire 3 hôtels. Genève, mieux équipée, a été ainsi préférée à Lausanne, un temps envisagée.

Genève, destination choisie pour l'édition 2017

Comment s’est passée la préparation avec les professionnels suisses ?

Les Suisses sont exigeants et il y a eu quelques obstacles, mais que nous avons abattus un par un, avec l’aide du Convention Bureau de Genève. Trouver des chambres, par exemple, a été compliqué. D’abord parce que Genève a beaucoup de succès, ensuite parce que les hôtels ont hésité à s’engager, compte tenu de la taille de la demande et du fait que nous n’étions pas connus. Tous se demandaient si nous étions sérieux… Après tout, c’est tout à fait normal que les professionnels vérifient la solidité de notre dossier. D’autant plus que notre client met lui-même la barre très haut et exige un parcours sans faute qui nécessite la mobilisation de tous.

Puis très vite, tout est rentré dans l’ordre…

Effectivement, l’Hôtel Président Wilson, qui a accepté le premier de jouer le jeu, le Grand Hôtel Kempinski¹ ainsi que le Mandarin Oriental - tous situés à proximité immédiate du lac - ont été réservés et ont accueilli les 500 participants. Une fois que tout a été engagé, nous avons pu compter sur leur entière collaboration. Les plénières, quant à elles, se sont déroulées dans l’auditorium du Théâtre du Léman, situé sous le Grand Hôtel Kempinski et accessible depuis les deux autres hôtels en moins de 10 minutes à pied. 

Auditorium du Théâtre du Léman

Avez-vous confié d’autres prestations aux hôtels ?

Oui. Au-delà de l’hébergement, les trois hôtels ont été sollicités pour d’autres temps de l’événement. Le Président Wilson a accueilli la soirée d’ouverture, le Kempinski¹ a assuré l’ensemble de la restauration quotidienne et le Mandarin Oriental a géré le catering de la soirée de gala qui s’est déroulé à l’Espace Hippomène.
 

D’autres temps forts ?

Il faut rappeler que les journées étaient exclusivement dédiées au travail. Nous avons juste organisé un déjeuner au milieu du lac, sur le bateau Lausanne, entre deux plénières. Le soir, en revanche, nous essayons de les faire sortir un peu de leurs réflexions... À chaque édition, par exemple, nous réservons une quinzaine de restaurants dans le centre-ville et chacun s’inscrit préalablement, via un site Internet dédié, dans le restaurant de son choix, sur le principe de « premier arrivé, premier servi ». Cette initiative est toujours très appréciée des participants. Nous avons bien sûr réitéré l’expérience à Genève et le succès était encore au rendez-vous. Pour accentuer le côté typiquement suisse, le diner était précédé d’un apéritif au Parc des Bastions, avec, entre autres, des chanteurs de yodel et des cors des Alpes. 

Au final, quels ont été les retours de votre client ?

Mon client était très satisfait de l’événement et de son organisation. Ses invités internes n’ont fait aucune remarque sur l’hébergement, ce qui est significatif. La douceur du climat a aussi permis à tout le monde d’effectuer les trajets entre les hôtels et le Théâtre du Léman dans d’excellentes conditions. Les temps de convivialité ont également été, grâce aux 30°C, très agréables. Avec de l’aide de l’agence réceptive Ovation Global DMC, les dîners en ville, les transferts et la soirée traditionnelle n’ont connu que des retours positifs. Cette édition a donc été, au final, très appréciée. 

¹ l'hôtel ne fait plus partie de la chaine Kempinski depuis janvier 2020. Il a changé d'enseigne pour ouvrir sous le nom Fairmont Grand Hotel Geneva