1. Choix de la bonne destination : montagne ou ville ?

Même si l’association "hiver = neige = séminaire à la montagne" semble une évidence et constitue très souvent le premier réflexe, pour certains groupes, cette équation n’est pas la bonne.

Quand le nombre de personnes est très grand ou la durée de séjour très courte, mieux vaut chercher une alternative à la station de montagne !

Vous n’aurez pas à renoncer totalement à l’appel de la neige pour autant. En effet, de nombreuses villes en Europe sont régulièrement enneigées en hiver. De plus, en Suisse, pays alpin par excellence, la plupart des villes ne se situent qu’à 45 min d’un domaine skiable, à l’instar de Montreux, Lausanne, Lucerne ou Zurich, permettant ainsi, lors d’une demi-journée d’activités, de se rendre en altitude.
Des marchés de Noël, des patinoires temporaires en plein air et de nombreux musées permettent également d’agrémenter un séminaire hivernal en ville très agréablement.

Berne 

2. Sélectionner la station de montagne qui convient

Une fois que vous aurez déterminé que pour votre groupe la montagne est votre priorité, il faudra continuer à affiner votre projet. Voici les questions à se poser :
Est-ce que je choisis une destination chic/glamour pour valoriser les participants ou faut-il une station sportive avec un grand & beau domaine skiable, éventuellement avec de l’Héli ski; est-ce que je cherche une ambiance cosy avec beaucoup d’activités pour non-skieurs ou est-ce que ma priorité n°1 est le temps de transfert depuis l’aéroport ou la gare TGV ?

Attention: malheureusement, les différents critères ne sont pas toujours compatibles…

Gstaad-Château-d'Oex

3. Accès : Voyager en avion ou en TGV ?

L’avion est de prime abord le moyen de transport le plus rapide. En hiver, il n’est cependant pas toujours le plus fiable. Une météo défavorable avec tempête de neige, brouillard ou gel cause de nombreux retards dans les aéroports de départs et d’arrivée pendant les mois d’hiver. Il est important d’en tenir compte dans son planning du séminaire et de prévoir de la marge.

4. Les temps de transfert

Une erreur qui est souvent commise, est de croire qu’on accède à une station de montagne en seulement 30 min d’un aéroport international ! Dans la plupart des cas, ce n’est pas possible. Il faut « investir » plus de temps, mais le transfert est d’autant plus dépaysant. Pour accéder à la station, on quitte l’aéroport, puis la ville pour s’approcher de plus en plus de la montagne et de la neige tout en traversant des paysages panoramiques.

Golden Pass (MOB)

En Suisse, il faut compter minimum 1h30 de temps de transfert depuis un de nos aéroports internationaux jusqu’aux premières stations et ça peut aller jusqu’à 3h pour nos stations les plus spectaculaires, au plus profond du massif alpin. En prenant le TGV + une correspondance en train on peut cependant arriver directement dans la plupart de nos stations.

Si la durée de votre séminaire est trop courte ou si vous ne souhaitez pas investir autant de temps dans un transfert, restez en ville ou choisissez un lieu à mi-parcours.

5. Optimiser les temps de transfert

Il y a plusieurs possibilités pour optimiser les temps de transfert depuis l’aéroport.
- Pour un petit groupe, il est envisageable d’organiser un transfert en train et de commencer sa réunion dans la voiture réservée à cet effet.
- En fonction de la station choisie, pensez à événementialiser le trajet en proposant un transfert avec un train panoramique et en y servant à boire ou une collation.
- Pour couper le temps de voyage, prévoyez un arrêt déjeuner à mi-parcours.

6. Hébergement et salles de réunion

Les stations de montagne subissent une affluence très forte les 3-4 premiers mois de l’année. Beaucoup d’hôtels n’ouvrent que pour Noël et, en Suisse, ferment après le week-end de Pâques. Il est donc relativement difficile de trouver de la disponibilité pour les dates de son choix, surtout si on s’y prend à la dernière minute. L’infrastructure « MICE » est moins abondante qu’en ville et la taille des hôtels en moyenne plus réduite. Pour un grand groupe (au delà de 80-100 personnes) avec un besoin de plusieurs plénières et sous-commissions, il est souvent conseillé d’opter pour la version ville ou « resort » avec une journée ou demi-journée à la montagne, faute d’infrastructure adaptée en station.

Hôtel Chetzeron, Crans-Montana 

7. Activités hivernales

En choisissant une station de montagne, vous offrirez tout d’abord un bol d’air frais aux participants. Si vous prévoyez de proposer un programme d’activités, n’oubliez pas qu’en hiver la nuit tombe vite et qu’avec la disparition du soleil, les températures chutent. Alternez des activités à l’extérieur avec des moments à l’intérieur. Prévoyez évidemment un plan B pour les activités en plein air. Les stations suisses par exemple, offrent une panoplie d’activités neige sympas adaptées également aux non-skieurs : construction d’iglou, initiation au curling, balade en raquette, piste de luge, patinoire, ski de fonds, tobogganing parc etc.

Curling 

8. Une soirée en altitude

Point d’orgue d’un séminaire à la montagne, la soirée de clôture en restaurant d’altitude est un must. Convivial toujours, haute-gastronomique parfois, sinon avec raclette, fondue ou tartiflette, elle restera mémorable et festive. La descente se fera au choix en téléphérique, en train à crémaillère, à ski ou luge (pas toujours conseillé après une soirée arrosée) ou en raquette.

9. Sécurité et assurance

En tant qu’organisateur, faites attention au choix des activités. Ne mettez pas vos participants en danger avec des activités trop « extrêmes ». Attention également avec les niveaux de skieurs. Une personne à la limite de ses capacités est un facteur de risque. Choisissez bien vos prestataires également. Demandez-leur de préciser les mesures de sécurité prévues. Attention aux activités de glisse après une soirée arrosée ! En fonction du programme d'activités choisi, nous vous conseillons de penser à une assurance ski ou neige.

10. S’informer sur l’offre MICE neige en Suisse

Pour approfondir et apprendre davantage de l’offre séminaire neige en Suisse, nous vous proposons de revoir les webinaires du Suisse Convention Bureau, consacrés à ce sujet.

Le Suisse Convention Bureau vous conseille gratuitement dans l'élaboration de vos projets de congrès, séminaires & incentives en Suisse.

• Consulter la série de nos webinaires