« Je suis en repérage… ». Si cette expression prend sa source dans le milieu cinématographique, elle est un classique de l’organisation de séminaires ou d’événements, prononcée à l’envi par tout chef de projets événementiels qui se respecte. Mais elle révèle aussi l’importance de cette étape clé dans le processus de création et d’organisation. Celle où le donneur d’ordres et/ou son agence vérifie que « C’est effectivement possible ». Celle où l’on passe d’une promesse écrite sur un dossier de présentation à un début de projection dans la réalité de l’expérience future du participant.

Vérifier réellement les capacités de la destination

Marie de Thé et Faïza Tebigui, cheffes de projets événementiels à l’Agence Lully, reviennent récemment d’un repérage à Davos. « Un client qui nous fait confiance depuis longtemps, habitué des stations balnéaires, veut tout changer pour son prochain événement et souhaite une destination ski » explique Faïza Tebigui. « Compte tenu de la taille du groupe (300 personnes), de la multitude des séances de travail programmées et de sa volonté d’organiser chaque jour une soirée festive, nous cherchions une station capable d’accueillir un tel événement, que nous souhaitons le plus concentré possible, poursuit Marie de Thé. Et Davos s’est avérée être une ville très centrée sur les séminaires de ce type, avec les infrastructures adéquates ».

 Visite du centre de congrès de Davos: salle plénière, maison A ©Marie de Thé

Plus l’organisation est complexe, plus les repérages s’imposent

Le repérage n’est pourtant pas un exercice systématique pour l’Agence Lully. « Ça dépend de la taille du groupe et de notre connaissance de la destination, raconte Faïza. Si nous ne connaissons pas, si le groupe est important ou si la logistique s’annonce particulière, nous pouvons programmer plusieurs repérages et, évidemment, nous accompagnons toujours les clients pendant l’événement ». « Ce sera le cas pour Davos, complète Marie. Le centre des congrès, les hôtels, les expériences très qualitatives du ski et les activités sont en phase avec les exigences de notre client. Mais Davos est une destination qui se mérite. L’accessibilité n’est pas simple depuis Paris ou Lyon et il n’y a pas beaucoup de lieux festifs adaptés à notre demande ».

 Vue sur Davos & son Eisstadium Davos Hockey Halle ©Destination DavosKlosters/Marcel Giger

« Il faut que le feeling passe avec les professionnels locaux »

Faïza et Marie ont tout testé, dans les moindres détails. Les deux professionnelles de l’organisation d’événements s’attachent surtout à être rassurées par l’expertise des interlocuteurs locaux. « Il faut que le feeling passe avec les partenaires sur place. C’est essentiel, insiste Faïza Tebigui. Si nous ne pouvons pas nous sentir en confiance ou que nous pensons que la réponse à nos attentes sera compliquée, ça change la donne ». Du côté de Davos, tout semble s’être bien passé de ce côté-là. « Nous avons rencontré des professionnels très ouverts, très flexibles », témoigne Marie de Thé. « Personne n’a émis la moindre réticence devant nos projets, se réjouit Faïza Tebigui. Nous n’avons jamais entendu : ‘’Non, ce n’est pas possible’’, mais plutôt des ‘’Oui, je vais voir ce qu’il est possible de faire’’. C’est positif et rassurant »

Visite des espaces de restauration au Steigenberger Grandhotel Belvédère Davos ©Marie de Thé

Dans certaines situations, l’événement physique est indispensable

Dans tous les cas, cette visite découverte, avec des yeux professionnels, n’est jamais une perte de temps. « Ça nous permet aussi de voir si l’expérience de cette destination ne pourrait pas, à l’avenir, se transposer à des demandes différentes, venant d’autres clients » avoue Faïza Tebigui. Les deux cheffes de projets événementiels se réjouissent par ailleurs d’avoir des clients qui ont hâte de pouvoir repartir et qui préfèrent attendre le top départ des gouvernements et l’ouverture des frontières, plutôt que de se lancer dans le digital : « Les collaborateurs de notre client intéressé par Davos sont dispersés sur différents sites en Europe. Ils travaillent déjà quotidiennement en digital. Ils se réunissent seulement une fois par an pour développer leur cohésion. Dans ce cas-là comme dans beaucoup d’autres, l’événement présentiel est justifié et indispensable ». Cet exemple montre, s’il est nécessaire, que les organisateurs comme les professionnels qui les accompagnent ont hâte que l’événementiel reprenne !