L’efficacité des réunions, la productivité des journées d’étude, l’efficience des séminaires ou encore le ROI des événements apparaissent comme de vrais sujets depuis… que ces temps collectifs existent ! Par exemple, les enquêtes montrent que, selon leur fonction, les collaborateurs d’une entreprise passent entre 25 et 80% de leur temps dans ces différents types de rencontres professionnelles. Ces dernières sont considérées comme productives uniquement dans 33 à 47% des cas. Conclusion possible : entre la moitié et deux tiers d’entre eux sont inutiles !

Des espaces pour bousculer les habitudes

Ces temps collectifs, essentiels au partage de l’information ou de la connaissance, aux échanges sur les projets en cours, à la création ou encore la mise en place de nouvelles façons de travailler… sont pourtant absolument nécessaires dans la vie et le développement des organisations. Devant leur inefficacité ressentie, des professionnels se sont saisis de ce sujet, suite à ce triste constat partagé, et ont décidé de bousculer les habitudes. À côté de ceux qui ont imaginé de multiple les techniques d’animation de groupes, il y a aussi ceux qui ont réfléchi à l’espace, de son design à son contenu. Memox, gestionnaire de lieux événementiels innovants, en fait partie.

Des innovations dans la scénographie des lieux comme dans la conduite de réunion

Les 6 lieux que gère Memox — deux à Bâle, deux à Zurich et deux en Allemagne, à Francfort — regroupent une trentaine d’espaces, dont la surface peut s’étendre jusqu’à 300 m2. Évidemment, on trouve chez memox des salles tout à fait conventionnelles, décorées avec beaucoup de goût. Mais il y a aussi des espaces d’un nouveau genre dont la spécificité est d’engager davantage les groupes présents et qui favorisent la mise en perspective, la réflexion, l’innovation, et au final l’intelligence collective. Ces espaces-là possèdent des caractéristiques bien précises :

• une grande modularité : on s’installe comme on veut, comme on a envie. Il y a des assises variées, de la chaise traditionnelle au sofa. Souvent, on peut écrire sur tous les murs ou bien les écrans et même sur les tables. Le positionnement du mobilier se fait selon le souhait de l’organisateur ou les besoins. Chaque participant peut s’installer ou se déplacer selon son humeur, se lever pour aller chercher une boisson dans le frigo… Dans cet espace, tout un tas de matériel est disponible.

• des services à la pointe : dans ce type d’espace un bar privé est présent, permettant les pauses improvisées ou les déjeuners. Une conciergerie est également souvent à disposition et la restauration s’envisage en proximité, en partenariat avec des restaurateurs du quartier. Bien sûr, toutes les technologies dernier cri, facilitatrices, sont présentes : écrans tactiles, iPads, outils digitaux collaboratifs… Tout est fait pour une expérience collective réussie.

• un accès à des experts : pour optimiser l’utilisation de cette salle d’un nouveau genre, ouverte et propice à tous les modèles de réunion, l’accompagnement d’un animateur, d’un consultant, d’un spécialiste de l’intelligence collective, d’un formateur, d’un facilitateur… est conseillée. L’espace unique impose une conduite de réunion revue. D’où l’appel à des spécialistes. Dans l’offre Memox, des professionnels qui maîtrisent des techniques d’animation spécifiques sont disponibles.

• la place des activités et du jeu : le ludique tient une place essentielle dans l’offre. D’où le fait aussi qu’un accompagnement soit nécessaire. Souvent le jeu sert l’émulation collective et la génération d’idées, si l’animation est bien menée.

Memox est donc un cadre idéal pour penser « out of the box », c’est-à-dire sortir les équipes de leurs habitudes de réunions ou d’événements, souvent stéréotypés. Leurs espaces revendiquent et favorisent une approche très collaborative et innovante de la réunion. Une obligation, si les entreprises veulent sortir du carcan de la rencontre professionnelle improductive !