Pas simple en effet en ce moment pour les organisateurs d’événements, quels qu’ils soient, de garder le lien avec leurs clients ou leur communauté. Les événements physiques qui permettent de renforcer ces liens, sont proscrits depuis bientôt un an ou ne pouvaient se tenir qu’en tout petit comité, voire seulement pendant de petites fenêtres de tir en juin et en septembre 2020.
 

Ne pas interrompre la communication quoi qu’il arrive.

Reste la communication digitale - que nous pratiquons d’ailleurs depuis quelques années déjà via ce blog. La preuve : si vous nous lisez, c’est que vous faites partie de notre communauté et avez vu que nous avons continué à prendre la parole tout au long de cette crise, histoire de rester présents aussi sur les réseaux sociaux et sur le web jusqu’à ce que nous puissions à nouveau voyager et organiser des événements physiques. Mais nous savons également tous qu’une lecture solitaire sur son smartphone ou son ordinateur portable ne remplacera jamais le fait de passer un moment ensemble et de pouvoir échanger oralement …
 

La nécessité de rester proche de ses clients et de ne pas se faire oublier.

Il fallait donc trouver un autre moyen de renouer le contact avec nos clients, organisateurs d’événement d’entreprises. Malgré nos réticences initiales vis-à-vis des événements digitaux « ce n’est pas convivial, on perd le côté échanges humains, on n’arrive pas à capter l’attention prolongée des participants, on en a marre des Zooms etc… », nous avons fini par nous y pencher quand même. En effet, nous sommes convaincus que mieux vaut encore oser et prendre quelques risques que de ne rien faire du tout en attendant que… !

Un événement virtuel pas comme les autres

La marque de fabrique du Suisse Convention Bureau est de proposer des rencontres à la fois ludiques et instructives et bien entendu d’intégrer toujours son hospitalité et sa convivialité. Il fallait donc inventer un concept qui dépasse le simple apéro Zoom ou quiz/escape game en ligne et qui permette une cohésion des participants malgré la distance.
Un benchmark poussé nous a fait opter pour un livestream depuis un studio afin de dynamiser la partie « accueil et information » de notre part. Puis, nous avons choisi en parallèle une animation avec un jeu à jouer en équipe, que nous avions entièrement personnalisé avec des questions et surtout des challenges ludiques autour de la Suisse. Pour l’expérience « gastronomique », qui ne devait pas manquer à nos yeux, nous avons fait livrer à tous les participants en Région Parisienne des « boites culinaires suisses » en collaboration avec notre traiteur partenaire JC Karmann, le jour J.
 

Pari réussi – faire passer l’émotion en digital est possible

Selon les messages de remerciements spontanés reçus après l’événement, le résultat a été à la hauteur de nos attentes et notre concept a plu : « Encore merci pour ce moment ludique et interactif tous ensemble qui nous a permis d’en apprendre plus sur la Suisse. Format original, pari réussi ! » nous a écrit Willy Renard de l’agence Vatea ; et à Isabelle Jean, Agence S’cape de renchérir « C’était simple, passionnant et ludique. On s’est pris au jeu et le temps a passé très vite, trop vite… Et le soir l’apéritif avec le plateau que vous nous aviez fait livrer était juste top !!! Vous nous avez gâté ». Quant à Ramila Ramblar de Helms Briscoe International, elle résume « Merci beaucoup de nous avoir fait voyager à travers la Suisse et avoir fait réfléchir, rire, chanter et même dessiner !! ».

L’événement digital, une grosse logistique et une préparation minutieuse

Ce qui nous a surpris en tant qu’organisateur n’était pas tant la logistique accrue par l’envoi de nos colis individuels ou pour l’inscription et la communication en amont – cela on s’y attendait – mais la préparation minutieuse nécessaire pour notre intervention en Livestream depuis le studio. En tant que néophyte dans l’organisation d’événements digitaux, nous n’avions aucune idée de l’anticipation et de la rigueur nécessaire pour produire ce signal de Livestream depuis une régie (cela nous paraissait anodin). Un script minuté est en effet nécessaire pour le passage des différents intervenants et ne laisse guère de place à l’improvisation de dernière minute, contrairement à un événement de networking en présentiel. Par conséquent, produire un petit événement digital pour 50 personnes – comme dans notre cas – demande finalement plus de préparation qu’un événement « classique ».
 

Le futur événementiel sera-t-il digital, hybride ou présentiel ?

Le futur des événements sera probablement un peu tout ça, tout dépendra du public cible et des objectifs de l’organisateur. Pour notre part, cette expérience d’organisation digitale nous a incontestablement enrichis, nous a appris beaucoup de choses sur le plan technique et nous ne regrettons absolument pas de nous y avoir lancé. De plus, en attendant que la situation sanitaire se détende, le digital ou l’hybride resteront surement les seuls moyens de garder le lien avec notre communauté. Un autre projet novateur à l’intention des organisateur d’événements est d’ailleurs déjà en préparation !

Pour le mot de la fin nous nous tournons encore une fois vers nos clients qui ont participé au Suisse Post-Noël Challenge et qui ont exprimé à plusieurs reprises ceci « Une seule hâte : de se retrouver ensemble autour d’un verre très bientôt ! » Nous ne saurons les contredire… !