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Conseils d’experts pour séminaires et événements inspirés… en Suisse !

Conseils d’experts pour séminaires et événements inspirés… en Suisse !

5 nov. 2020 233 vues
Bernard Schopfer, MaxComm Communication : « MTEC représente un modèle d’événement à développer »

Bernard Schopfer, MaxComm Communication : « MTEC représente un modèle d’événement à développer »

Malgré les contraintes, des organisateurs prennent encore le risque de l’événement physique. Fondateur et directeur de l’agence MaxComm Communication, Bernard Schopfer a initié MTEC (Maritime Transport Efficiency Conference), un format d’événement qui a de l’avenir.

Qu’est-ce que MTEC ?

MTEC (Maritime Transport Efficiency Conference) est la 1e conférence BtoB dédiée à l’efficience énergétique du transport maritime. Elle a été organisée à l’hôtel Président Wilson à Genève. L’objectif, comme le nom de l’événement l’indique, est de partager des solutions pour rendre le transport maritime moins énergivore et plus écoresponsable. Trois types de publics étaient réunis : les compagnies de transport et les propriétaires de navires, les entreprises innovantes (start-up, PME…) qui portent les développements technologiques ainsi que quelques institutionnels (ONG, Nations Unies, fédérations professionnelles…). Au total, l’événement a attiré 135 personnes provenant de 8 pays européens. Si nous n’étions pas en période de crise sanitaire, nous aurions pu compter sur environ 250 personnes, dont certaines originaires des États-Unis ou d’Asie.
 

Vous avez réussi à maintenir l’organisation d’une rencontre physique. Comment avez-vous fait ?

Nous avons observé attentivement les règles en vigueur et nous nous sommes simplement conformés aux préconisations. Nous avons regardé ce que nous pouvions faire, donc ce qui n’était pas interdit, et ce que nous pouvions adapter. Si les textes ne nous avaient autorisé qu’une jauge de 100 personnes, nous les aurions évidemment respectés. Mais jusqu’à la veille de l’événement, nous avons vécu dans l’angoisse d’un changement possible de règles. Je fais confiance aux autorités et à leurs recommandations. Certaines sont évidentes, d’autres ne facilitent pas la vie de l’organisateur. C’est comme ça. Tout est une question juridique. Il faut bien chercher dans les textes ce qui peut nous aider. Dans le cas de notre événement, nous avons découvert un alinéa qui permettait aux personnes venant moins de cinq jours sur le territoire suisse pour raisons professionnelles d’échapper à la quarantaine.


MTEC 2020 ©MaxComm Communication

 

Quelle a été justement la réaction des participants ?

Nous avons énormément communiqué avec eux, pour leur expliquer l’ensemble des dispositions que nous prenions. Nous avons dû passer du temps à les rassurer, à les convaincre, car beaucoup hésitaient. Les jours précédant l’événement, nous n’avons pas dormi sereinement… Mais nous avons fait le choix de mettre en place un accompagnement personnalisé, pour qu’ils se sentent encadrés. Par exemple, chacun a reçu une lettre d’invitation officielle pour la douane, leur permettant, le cas échéant, de justifier leur venue sur le territoire suisse. Au final, nous sommes soulagés, car aucune retombée médicale négative n’est venue ternir le succès de l’événement. Ce qui nous permet d’envisager une seconde édition. C’est à ce moment précis que l’angoisse de l’organisateur revient...

 

Avez-vous reçu de l’aide des opérateurs événementiels, en premier lieu de l’hôtel ?

Oui, les équipes de l’hôtel Président Wilson à Genève, en particulier le responsable des banquets avec qui nous avons beaucoup discuté, ont été bien présentes. L’hôtel était quasiment vide. Ce qui était évidemment une très mauvaise nouvelle pour eux, nous a finalement rendu un grand service. Nous avons pu élargir l’espace dédié à notre événement, qui s’est même réparti sur deux étages, ce qui nous a permis de respecter largement les règles de distanciation physique. L’hôtel nous a également fourni du gel hydroalcoolique.


MTEC 2020 ©MaxComm Communication 

Dans quelle mesure votre activité a-t-elle été bousculée par la situation actuelle ?

Nous avons perdu les deux tiers de notre clientèle. L’impact est donc très violent. Mais il y a plus d’un an, nous avons eu cette heureuse vision que les événements d’un format et d’un contenu identique à MTEC représentaient un modèle à développer. Nous misons désormais sur ces conférences de quelques centaines de personnes, dont l’audience est régionale, nationale ou européenne, s’appuyant sur un marché de niche non couvert par de l’événementiel, avec un contenu de très haut niveau, une dizaine de partenaires présents avec des stands et le tout organisé dans un lieu unique du type hôtel. Nous espérons que ce modèle, qui a bien fonctionné en 2020, pourra être répliqué l’an prochain. 


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