Séminaires et Incentives

Conseils d’experts pour séminaires et événements inspirés… en Suisse !

Conseils d’experts pour séminaires et événements inspirés… en Suisse !

24 oct. 2020 356 vues
Lorenz Scheibli, Swiss Economic Forum : « Donnons du sens aux dispositifs de sécurité sanitaire »

Lorenz Scheibli, Swiss Economic Forum : « Donnons du sens aux dispositifs de sécurité sanitaire »

Oui, c’est possible d’organiser un événement physique malgré les contraintes. Lorenz Scheibli, directeur des opérations du Swiss Economic Forum, explique les initiatives prises par l’organisation pour assurer la sécurité sanitaire des participants.

Quelle a été la première étape de l’organisation du Swiss Economic Forum ?

Pour commencer, nous avons essayé de trouver des solutions avec le canton de Vaud. Au moment de la dernière ligne droite de la préparation du Swiss Economic Forum, les événements de plus de 1000 personnes étaient interdits jusqu’au 31 août. Rien n’était clair pendant l’été et nous n’étions sûr de rien pour la suite. Nous ne savions pas si les conditions seraient réunies les 2 et 3 septembre pour ouvrir les portes de la manifestation. Le 12 août, Le Conseil Fédéral a décidé de prolonger la règle des 1000 personnes jusqu’au 30 septembre, ce qui nous a permis de confirmer la tenue du SEF en présentiel mais dans une mesure réduite, car normalement environ 1500 personnes participent au SEF.


Règles sanitaires en vigueur en Suisse avant le 1er oct. 2020 

Une fois cette décision confirmée, comment avez-vous travaillé ?

La première décision que nous avons prise a été de diviser le palais des congrès de Montreux en 4 secteurs de 4 couleurs différentes qui pouvaient accueillir au maximum 300 personnes. Chacun des 900 participants a ensuite été réparti dans un secteur, en fonction de son programme et muni d’un badge de la couleur correspondante.  Nous avons essayé de regrouper les participants avec un emploi du temps similaire dans un même secteur afin d'éviter trop de mélange de personnes. Certains arrivaient pour des réunions ou des rendez-vous un jour avant l’ouverture officielle, d’autres assistaient au dîner de gala le deuxième soir.


©SEF 2020

Mais il y avait bien des espaces où tout le monde était parfois réuni…

Oui et non. En principe, nous voulions éviter un mélange de personnes issues de différents secteurs. Mais dans les couloirs et sur le chemin des zones de pause ou des toilettes, un mélange à court terme ne pouvait pas être exclu. Pour cette raison, les masques étaient obligatoires dans différentes zones du centre de congrès. Dans le grand auditorium, les salles des breakout sessions ou les parties communes aux 4 secteurs (comme les chemins pour aller aux toilettes par exemple), le port du masque était impératif. Dès que les invités se trouvaient dans leur zone de pause assignée, où la distance minimale de 1,5 mètre pouvait être facilement respectée, le masque pouvait être enlevé. Pour permettre à nos invités de visiter les stands de nos partenaires, nous avons veillé à ce que les zones de pause soient définies de manière à ce que chaque secteur ait la possibilité de visiter les différents stands au moins une fois pendant la conférence. Nous avons également dû gérer quatre zones différentes pour la soirée de réseautage afin de garantir que les différents secteurs ne se mélangent pas tout au long de la conférence - deux au centre des congrès, deux autres au Montreux Palace.

 

Quelles ont été les dispositions que vous avez prises pour les participants ?

À leur arrivée, nous leur avons évidemment distribué des masques et un flacon de gel hydro-alcoolique. Des caméras thermiques prenaient leur température. Chaque badge remis était muni d’une puce RFID qui permettait de localiser chaque participant et de surveiller en permanence le flux et la répartition des visiteurs grâce à 48 boîtiers répartis dans les espaces. Nous pouvions ainsi intervenir s’il y avait trop de monde, par exemple, dans un seul espace. Il s’est avéré que quelques jours après l’événement, un participant a été testé positif à la Covid-19. Ce dispositif technologique nous a permis de retrouver son parcours, déterminer les personnes avec qui il avait été en contact et évidemment de les prévenir.


©SEF 2020 

Malgré tout ce que vous avez mis en place, avez-vous eu des visiteurs qui ont annulé leur participation ?

Effectivement, quelques gens ne sont pas venus au SEF par peur des risques. D'autres ne pouvaient pas venir parce que leur employeur leur avait interdit d'assister à de tels événements. Évidemment, ces personnes-là, si elles s’étaient inscrites préalablement, ont pu nous prévenir de leur absence. Sinon, les no shows ont représenté à peine 10% du total des inscrits, ce qui reste très faible au regard de la situation. Je retiens que beaucoup de participants ont apprécié les efforts que nous avons faits pour donner du sens à leur sécurité. Ils ont compris que nous avons fait le maximum et ont été très disciplinés.

 

Auriez-vous des conseils à partager à un organisateur d’événement qui maintiendrait son édition physique ?

Je pense qu’un dispositif de sécurité tel que nous l’avons conçu ne s’établit que sur mesure. Chaque événement, chaque espace est spécifique. Il n’y a pas un concept qui serait déclinable dans tous les lieux. L’organisateur doit aussi étudier attentivement l’objectif que le participant poursuit en venant sur un événement. En anticipant au maximum les raisons de sa venue, l’organisateur peut prévoir des règles pertinentes. En fait, un bon dispositif sanitaire événementiel, c’est « the right thing, in the right place, at the right time »…


©SEF 2020


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