Nul ne peut dire de quoi seront faits les prochains mois sur le marché du séminaire et de l’événement. L’incertitude règne. Les quelques signes favorables portés par des événements que les organisateurs ont décidé de maintenir seront-ils confirmés ? L’administration, dans un contexte où le virus progresse, mais ne semble pas (encore ?) provoquer de hausse du nombre de malades graves, durcira-t-elle les règlementations ? Les pays souverains réduiront-ils leur accès et obligeront-ils les voyageurs à observer une quarantaine dès qu’ils pénètreront dans le pays ? L’absence de réponse à ces questions, et à bien d’autres, condamne les professionnels à patienter, à observer les prises de paroles et les décisions, à regarder les options que prennent les uns et les autres.

En cette rentrée 2020, jamais l’opacité de l’évolution du marché et de ses acteurs n’a été aussi profonde. Essayons, malgré tout, de faire un point sur ce qui est tangible en ce mois de septembre :

 1.     Un virus circule…

… et c’est toujours important de le rappeler. Comment oublier ce fait indéniable, alors que l’activité événementielle ne fonctionnerait, selon plusieurs acteurs, qu’à 20% en ce mois de septembre ? L’avenir du secteur dépend de l’évolution de SARS-CoV-2, ce virus responsable de la maladie infectieuse appelée Covid-19. Il y a bien quelques annonces sur les tests, les vaccins ou les traitements, mais rien de bien probant, rien sur quoi s’appuyer pour envisager une période déterminée où la reprise serait effective. Les plus optimistes comme les plus pessimistes s’accordent à dire qu’il faut s’habituer à vivre, à travailler, à organiser des événements… avec le virus.

Plénière au centre de congrès de Davos avec distanciation sociale - il faut faire avec ...

 2.     Des événements ont lieu…

… et c’est une bonne surprise. Voir que des événements live se déroulent malgré le contexte si peu favorable constitue un exemple pour toute la communauté des organisateurs. Ceux qui ont franchi les obstacles confirment avoir fait preuve de beaucoup d’abnégation et de force de conviction auprès de leurs parties prenantes : les pouvoirs publics, en leur apportant des éléments concrets quant au dispositif sanitaire déployé ; leurs audiences, internes ou externes, en les rassurant… Mais tous témoignent du bonheur de se retrouver physiquement, après des mois de Zoom, Teams ou autres plateformes de visioconférences. On peut citer, en France, dans des registres très différents, des événements comme le spectacle du Puy-du-Fou, le road-show du Big Tour de Bpifrance, le salon Heavent Meetings, Le Ouaï ou La Ref du Medef, et en Suisse le Swiss Economic Forum à Montreux ou l'Assistants'day à Zurich… C’est sans compter également sur les séminaires ou les événements de petites capacités qui semblent se relancer avec plus de vigueur.

 3.     L’expérience est renouvelée…

… et c’est nécessaire, si on veut convaincre les publics de se déplacer. Le masque obligatoire, le gel, la distanciation physique… dégradent évidemment l’expérience des participants, visiteurs ou congressistes. D’où l’impérieuse nécessité de proposer un contenu fort, davantage que d’habitude en tous cas, pour capter les audiences et leur faire comprendre que, derrière les contraintes fortes et le risque, il y a une expérience à nulle autre pareille. C’est la puissance du programme, de la scénographie, des messages… et donc de l’expérience dont dépend l’attractivité de l’événement.

Montage du Swiss Economic Forum à Montreux (SEF20)

 4.     Le digital s’impose…

… et c’est une tendance forte que la crise sanitaire ne fait qu’accélérer. Les organisations, quelles qu’elles soient, ont besoin de conserver et de développer la relation avec leurs publics, collaborateurs, clients, distributeurs ou réseaux commerciaux. Si elles ne le font pas, leurs audiences risquent de se désintéresser de la marque, d’aller voir ailleurs. Puisque l’événement physique est contraint et que les déplacements, surtout internationaux, sont compliqués, l’outil digital, dont l’expérience est évidemment beaucoup moins dense qu’en présentiel, est une alternative pour engager ses contacts. Car généralement, les audiences sont beaucoup plus nombreuses derrière un écran que dans une salle. Mais il y a là, pour l’ensemble des acteurs du séminaire et de l’événementiel, un immense champ des possibles en termes de créativité et de solutions de communication et de management, dès l’instant où on cherchera à événementialiser, donc à humaniser, le digital.

 5.     L’événement hybride se cherche…

… et c’est difficile d’associer événement physique et événement digital. C’est une question d’attention. Celui ou celle qui est derrière son ordinateur, son smartphone ou sa tablette, n’est pas sensible aux mêmes stimuli que celui ou celle qui est assis dans une salle. La scénarisation de ces événements hybrides, le rythme des messages, les formats d’intervention, les scénographies… ne font pas appel aux mêmes codes. Le téléspectateur, souvent chez lui ou au bureau, est confronté à de bien plus nombreuses sollicitations extérieures que le spectateur, présent sur site. Et y succombent souvent ! L’événement qui voudrait associer un même programme visible dans une salle ET derrière l’écran est soumis à de nombreuses contraintes. Mais gageons que les professionnels créatifs du secteur trouvent très vite des solutions !

[A]Live au Heavent Meetings Cannes - nous y étions en présentiel ;-)

 6.     Place aux solutions innovantes !

… et c’est essentiel si on veut maintenir un niveau d’activité suffisant, le temps que Covid-19 disparaisse et que la confiance revienne. L’innovation est, sans aucun doute, une des pistes pour transformer l’offre et convaincre que le risque de propagation du virus est proche de zéro dans les événements, quels qu’ils soient. Ça passe déjà par un partage autour des dispositifs, sanitaires, créatifs et de production, pris par les organisateurs qui ont maintenu leur rendez-vous et donc convaincu autorités administratives et publics de leur efficience. Ces bonnes pratiques doivent se répandre rapidement. Pendant cette période, les professionnels du digital événementiel ont investi et développé des solutions pratiques avec énergie, ambition et succès. Les professionnels du séminaire et de l’événement live doivent acquérir ce même état d’esprit, créatifs et conquérants, pour faire un pas de côté, sortir de leur zone de confort et se réinventer. Et qu’on retrouve vite, en toute sécurité, l’émotion de la rencontre live.