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Conseils d’experts pour séminaires et événements inspirés… en Suisse !

Conseils d’experts pour séminaires et événements inspirés… en Suisse !

10 févr. 2022 202 vues
Fanny Senez, AIJA : « La crise nous a permis de moderniser nos pratiques »

Fanny Senez, AIJA : « La crise nous a permis de moderniser nos pratiques »

L’Association internationale des jeunes avocats (AIJA) a tenu son congrès hybride à Zurich en 2021. Fanny Senez, event manager, raconte l’impact de la crise sur son organisation.

Qu’est-ce que l’AIJA ?

L’AIJA, pour Association internationale des jeunes avocats, est une des rares associations internationales à se consacrer aux avocats et aux juristes d’entreprise de moins de 45 ans. 4000 membres à travers le monde. À travers une multitude d’initiatives et d’événements, l’AIJA permet à ces professionnels du droit d’apprendre, de se rencontrer et de collaborer ensemble.

 

Quels types d’événements organisez-vous ?

En temps normal, nous organisons trois types d’événements : 10 à 12 séminaires par an, consacré aux 21 spécialités de droit que nous traitons, comme le droit fiscal, les fusions-acquisitions ou encore le sport. Entre 50 et 120 personnes par édition y assistent. Nous produisons également deux conférences, la première en mai et la seconde en novembre, qui réunissent environ 300 personnes. Enfin, notre événement phare, le congrès annuel, a lieu tous les ans fin août et rassemble 700 jeunes professionnels du droit. À noter que, depuis 2020, notre offre de formations en ligne et de webinaires s’est également sensiblement étoffée.

 

Comment avez-vous appréhendé cette crise de la Covid-19 ?

Nous nous sommes résolus à proposer une alternative virtuelle à nos événements. Notre ambition était de continuer à être fidèles à nous-mêmes et d’offrir à notre communauté la possibilité de rester connectée et de bénéficier de programmes académiques de qualité développés par nos membres. Nous avons, par exemple, commencé comme beaucoup par lancer des workshops sur Zoom avant de proposer de nouvelles initiatives comme une Académie digitale.

 

Qu’en a-t-il été de votre congrès 2020 ?

Cette année-là, notre congrès devait se tenir à Rio. Nous l’avons totalement transformé en congrès virtuel. Pour nous, professionnels de l’événementiel, ce type de production a accéléré notre adaptation et nécessité de nouvelles cordes à nos arcs. Nous avons beaucoup travaillé pour sélectionner au mieux la plateforme adéquate, en essayant par exemple d’intégrer dans notre centre de congrès virtuel en 3D des éléments de design familiers pour nos membres et quelques clins d’œil comme l’accès à notre traditionnelle playlist musicale. Cette première expérience a réuni 350 personnes en ligne et a généré de très bons retours.


Session hybride au Zurich Marriott Hotel 


Vous avez retrouvé le présentiel lors de votre congrès annuel à Zurich, en août 2021…

Effectivement. Mais nous avons tout de suite envisagé un rendez-vous hybride. Pendant la préparation, nous ne savions pas quelle serait la réglementation et les conditions en vigueur entre le 24 et le 28 août, dates de notre congrès. Nous ne connaissions pas non plus les modalités de voyage qui seraient appliquées, ni la situation de la vaccination au niveau international. Bref, nous avions perdu tous les repères qui nous permettaient de jauger le nombre de personnes qui feraient le déplacement ou qui assisteraient au congrès en ligne. Grâce au format hybride, si une re-fermeture des frontières ou de nouvelles restrictions étaient prononcées, nous étions techniquement prêts à basculer en virtuel. Au final, 450 personnes se sont retrouvées à Zurich et 160 derrière leur écran, via une plateforme créée sur mesure.


"Gala-xy Dinner " au Circle


Comment avez-vous géré l’aspect hybride ? 

Notre souhait et notre philosophie a été depuis le début de pouvoir rendre notre congrès accessible à tous nos membres, qu’ils participent en présentiel ou en ligne, par choix ou par obligation. Le passage à l’hybride a clairement nécessité des adaptations que nous avons pris le temps d’expliquer à nos membres pour qu’ils comprennent au mieux ce qui se cachait sous ce terme mystérieux d’« hybride ». La durée de nos sessions a été par exemple divisée par 2 et réduite à des créneaux d’1h ou 1h15, afin de garder l’attention de notre public en ligne. Si nous avons « coupé » dans les contenus, nous avons cherché à être plus synthétiques dans la communication des messages et plus interactifs avec nos deux publics, via des formats de présentation et des outils plus engageants (sondages, jeux, vidéos…). Au final, je pense que cette adaptation nous a permis de proposer un événement plus professionnel. Nous avons en quelque sorte pu tourner cette crise en opportunité. Nous avons revu et modernisé nos pratiques et les retours que nous avons reçus prouvent que nous avons fait les bons choix. 

 

Enfin, pourquoi Zurich ?

Proposée par un comité organisateur composé de membres suisses très engagés, Zurich a convaincu par bon nombre d’atouts qui correspondaient à nos attentes : l’accessibilité à l’échelle internationale ; le soutien de la ville ainsi que des barreaux, local et national, des perspectives de partenariats et de sponsoring ; un investissement dans la thématique RSE en lien avec nos propres engagements. Le choix des espaces (le Zurich Marriott Hotel pour nos sessions académiques, la cour historique du Landesmuseum et son festival Rundfunk pour notre soirée de bienvenue, Le Kongresshaus et sa superbe vue sur le lac pour notre « Igniting Innovation Ceremony », le sommet du Mont Rigi, la reine des montagnes, pour notre journée en plein air ; The Circle, flambant neuf, pour notre Gala-xy Dinner pour lequel le chef nous a concocté un menu sur mesure, gustativement et esthétiquement) s’est avéré parfait et a remporté tous les suffrages.


Aija au sommet du Mont Rigi lors de la journée plein air

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